Tiệc outside (outside catering) là một loại hình dịch vụ khá phổ biến của các khách sạn – nhà hàng. Vậy bạn có biết tiệc outside là gì? Tổ chức tiệc outside cần lưu ý gì? Hãy tìm hiểu điều này cùng Tiecluudong.com

Tiệc outside là gì?

Tiệc outside là loại hình phục vụ tiệc tại địa điểm của khách hàng mà các khách sạn, nhà hàng nhận cung cấp. Tiệc outside có thể là liên hoan, hội nghị, khai trương, động thổ, tiệc hiếu, hỉ… được cung cấp dưới hình thức tiệc đứng buffet, set menu, tiệc cocktail, tiệc trà… Địa điểm tổ chức tiệc outside có thể là tư gia của khách, cơ quan, hội trường, khu đất trống hoặc thậm chí là vỉa hè hoặc khu sân vườn nào đó mà mà khách hàng lựa chọn, chỉ định.

Tổ chức tiệc outside cần lưu ý gì?

Trước khi đồng ý cung cấp dịch vụ tiệc outside, với những địa điểm không thuộc khuôn viên khách sạn – nhà hàng, nhân viên phụ trách cần phải khảo sát mặt bằng hiện trường để xác định phương án tổ chức, tình trạng hậu cần (Khả năng cung cấp điện, nước, điều kiện lắp đặt hệ thống bếp, làm lạnh…), chi phí dự tính…

– Quy trình khảo sát hiện trường:

• Phối hợp với sales outside hẹn khách khảo sát mặt bằng tổ chức tiệc.
• Ghi lại lộ trình từ khách sạn – nhà hàng đến địa điểm tổ chức.
• Xác định mặt bằng có phù hợp với số lượng bàn, đối tượng khách.
• Thỏa thuận chọn phông màu chủ đạo để setup cho phù hợp.

– Tư vấn loại hình tiệc, cách setup

• Căn cứ vào đối tượng khách của khách hàng là: khách hàng VIP, nhân viên công ty, khách mời đám cưới… mà nhân viên tư vấn khách chọn hình thức tiệc phù hợp (tiệc buffet, tiệc cocktail, tiệc trà…).
• Tùy theo loại hình tiệc mà lên phương án cung cấp món ăn, thức uống cho phù hợp.
• Trang trí chủ đề, backdrop, âm thanh, ánh sáng phù hợp với loại hình tiệc được chọn.
• Thỏa thuận về thời gian setup, menu.
• Khu vực nấu ăn, lưu mẫu thực phẩm

Sau khi đã đồng ý cung cấp dịch vụ tiệc outside, nhân viên được giao quản lý tiệc cần phải quan tâm đến những vấn đề sau:

• Nhân sự phục vụ tiệc: bộ phận trang trí, âm thanh, ánh sáng, bếp, phục vụ, giám sát tiệc…
• Chuẩn bị trang trí tiệc, âm thanh, ánh sáng.
• Chuẩn bị – đóng gói và vận chuyển bàn ghế, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ tiệc.
• Chuẩn bị phương án dự phòng để xử lý những vấn đề phát sinh về: thời tiết, mất điện…

Đặc biệt một điều không thể thiếu là quản lý cần phải lên Banquet function sheet và lập phiếu kiểm tra, giám sát thật cẩn thận để có sự phối hợp giữa các bộ phận và tránh những sai sót ảnh hưởng đến sự kiện của khách và uy tín của khách sạn, nhà hàng.