Lên kế hoạch tổ chức tiệc cần lưu ý những gì?

Lên kế hoạch tổ chức tiệc khó hay dễ? Nói tới các bữa tiệc, không khí vui vẻ và hoạt động hấp dẫn sẽ luôn là điều thu hút nhất đối với khán giả. Tạo ra được không khí vui vẻ đó là thách thức vô hình dành cho cả những người đứng ra tổ chức tiệc. Vậy để lên được kế hoạch tổ chức tiệc cần lưu ý những gì?

Thời gian tổ chức tiệc

Rõ ràng mong muốn của bạn là buổi tiệc sẽ có nhiều khách mời tới tham dự, vậy điều quan trọng trước tiên là xác định ngày giờ diễn ra sự kiện. Cố gắng lựa chọn những ngày không quá gần các ngày lễ hoặc có những sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm. Ngày tổ chức cũng cần tránh xa các ngày dành cho gia đình như dịp Giáng sinh hay lễ Tết, bởi lẽ thời gian đó, lượng khách tham dự sẽ giảm xuống rất nhiều.

Địa điểm tổ chức tiệc

Điều thứ hai quan trọng sau thời gian là địa điểm. Một điểm mấu chốt khi lựa chọn địa điểm là vấn đề thời tiết. Sẽ không ai muốn tổ chức tiệc poolparty vào tháng 12 ở Hà Nội cả… Một địa điểm phù hợp có thể làm nên bữa tiệc đáng nhớ hoặc phá hỏng toàn bộ công sức của bạn. Cũng cần phải cân nhắc về số lượng khách mời sẽ tham dự, địa điểm có phù hợp với chủ đề của tiệc hay không, và địa điểm đó cho phép khách mời làm những hoạt động gì.

Ngân sách

Ngân sách là một trong những vấn đề cần được lưu tâm hàng đầu khi lên kế hoạch tổ chức tiệc. Bởi vậy, phần còn lại của các bước lên kế hoạch tổ chức sẽ phải xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được. Ví dụ nên cắt giảm chi phí cho phần ăn uống nếu như chú trọng vào trang trí. Tự làm các đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ, sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê band nhạc sống, v.v… Nên có nhiều phương án để cắt giảm chi phí trong trường hợp cần thiết.

Chủ đề tiệc

Sau khi định ngày tổ chức, bạn cần quyết định chủ đề của buổi tiệc là gì. Có một chủ đề cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp các bước còn lại trở nên dễ dàng hơn. Sau tất cả, đưa ra chủ đề cho buổi tiệc sẽ giúp cắt giảm được rất nhiều chi tiết rườm rà, đơn giản vì chúng không phù hợp với chủ đề đó. Mọi người thường thích những chủ đề sáng tạo và sẽ ăn mặc để phù hợp với chủ đề. Hãy cố gắng để các khách mời đều thích chủ đề đó và nếu chủ đề yêu cầu phải có phục trang đặc biệt, hãy đảm bảo việc mọi người có đủ thời gian chuẩn bị chúng.

Danh sách khách mời

Dù là kiểu không gian tổ chức nào thì cũng có giới hạn một lượng khách mời nhất định mà bạn có thể mời tới. Bởi vậy, kiểm tra xem không gian có sức chứa bao nhiêu người là việc rất quan trọng. Ngoài ra, cũng sẽ có sự khác biệt về sức chứa nếu trong buổi tiệc, mọi người thường tụ tập thành những nhóm nhỏ hay tập trung thành một nhóm lớn đông đúc. Sẽ có thể mời được nhiều khách hơn nếu không gian cho phép tạo thành các nhóm nhỏ bên cạnh các nhóm lớn.

Mời khách

Khi đã quyết định danh sách khách mời, tiếp đến bạn cần mời họ. Lời lẽ mời có thể phụ thuộc loại hình của buổi tiệc. Ví dụ với tiệc cưới, lời mời sẽ trang trọng hơn là mời tới dự tiệc sinh nhật. Với những người không muốn lãng phí ngân sách cho việc in ấn thiệp mời bằng giấy, có thể sử dụng thư mời qua email hoặc thậm chí là thông qua sự kiện trên facebook.

Đồ ăn và âm nhạc

Cách dễ nhất để phá hỏng một bữa tiệc là sử dụng âm nhạc nhạt nhẽo và đồ ăn không ngon miệng. Khi lên thực đơn tiệc, bạn hãy chú ý đến cả những khách mời đang ăn kiêng hoặc ăn chay, chế độ ăn riêng cho trẻ em để chuẩn bị cho khách mời những lựa chọn đa dạng, làm vừa lòng cả những người khó tính nhất. Một vài chủ để tiệc sẽ hấp dẫn hơn nếu nó gắn kết được với các món ăn trên bàn tiệc (Điều này tùy theo quan điểm cá nhân của mỗi event planner). Cũng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thuê riêng 1 đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về ăn uống, các band nhạc và DJ chuyên nghiệp. Nếu muốn mọi người hài lòng, cách tốt nhất là khiến họ nhảy nhót, lắc lư theo những giai điệu hay, trò chuyện vui vẻ và ra về với một cái bụng no.

Đồ uống

Cần chú ý đến độ tuổi của các khách mời trước khi mời họ tới tham dự tiệc. Nếu mọi người đều trên 21 tuổi, bạn có thể chuẩn bị các đồ uống có cồn. Nếu đó là buổi tiệc dành cho đại gia đình vào buổi tối, bạn nên thuê riêng một bar tender. Hãy đảm bảo có cả những đồ uống không cồn bởi sẽ có trẻ em và những khách hàng không uống được bia rượu vì các lý do đặc biệt.

Tạo không khí vui vẻ

Vấn đề đau đầu nhất với các event planner là làm sao để khách mời tận hưởng bữa tiệc vui vẻ nhất. Hãy thử lên danh sách những hoạt động yêu thích của từng đối tượng khách mời có mặt trong buổi tiệc và chuẩn bị. Có sẵn những khu vực vui chơi cho thiếu nhi, các hoạt động tương tác trong buổi tiệc như karaoke, game tương tác, và khuấy động khán giả để họ tham gia cùng với bạn. Nếu họ nhìn thấy không khí vui vẻ của buổi tiệc, họ sẽ không ngại ngần tham gia để chung vui.

Dọn dẹp sau khi tiệc kết thúc

Mặc dù trách nhiệm của một event planner là phải quản lý mọi thứ dù nhỏ nhất trong buổi tiệc nhưng tốt nhất bạn hãy tự thưởng cho mình sau cả quá trình mệt mỏi bằng cách thuê dịch vụ dọn dẹp. Để tổ chức một buổi tiệc hoành tráng sẽ khiến bạn kiệt sức và sẽ không hề vui tí nào khi phải tự mình thu dọn bãi chiến trường.

Trên đây là một số gợi ý nhỏ để bạn có thể tạo ra những buổi tiệc đầy hứng khởi, gắn kết và tràn ngập tiếng cười.